Memastikan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) adalah fondasi utama bagi keberhasilan dan keberlanjutan sebuah organisasi. 

Implementasi Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) berdasarkan standar ISO 45001 menjadi langkah krusial untuk mencapai tujuan tersebut. Namun, implementasi saja tidak cukup. 

Audit internal yang terstruktur dan efektif adalah kunci untuk memastikan sistem berjalan sesuai rencana, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan pada akhirnya, menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dan sehat.

Rencana audit internal ISO 45001 yang baik bukan sekadar daftar periksa (checklist). Ia adalah peta jalan komprehensif yang memandu auditor dalam mengevaluasi efektivitas SMK3 secara sistematis. Penyusunan rencana ini memerlukan pemahaman mendalam tentang standar ISO 45001, konteks organisasi, dan risiko K3 yang relevan. 

Artikel ini akan membahas langkah-langkah penting dalam menyusun rencana audit internal ISO 45001 yang terstruktur, sehingga organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari proses audit.

Menentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Audit

Langkah pertama yang krusial adalah menetapkan tujuan audit secara jelas dan terukur. Apa yang ingin dicapai melalui audit ini? Apakah fokusnya pada kepatuhan terhadap persyaratan ISO 45001, identifikasi potensi bahaya, atau evaluasi efektivitas pengendalian risiko? Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan seluruh proses audit dan memastikan bahwa sumber daya dialokasikan secara tepat.

Selain tujuan, ruang lingkup audit juga perlu didefinisikan dengan spesifik. Area operasional mana saja yang akan dicakup? Proses bisnis apa yang akan dievaluasi? Apakah audit akan mencakup seluruh organisasi atau hanya sebagian departemen? Penentuan ruang lingkup yang jelas akan membantu auditor fokus pada area yang paling relevan dan menghindari pemborosan waktu dan sumber daya.

Membentuk Tim Audit yang Kompeten

Keberhasilan audit internal sangat bergantung pada kompetensi tim audit. Tim audit harus terdiri dari individu-individu yang memiliki pemahaman mendalam tentang standar ISO 45001, prinsip-prinsip audit, dan proses bisnis organisasi. 

Idealnya, tim audit memiliki kombinasi keterampilan dan pengalaman yang relevan, termasuk pengetahuan tentang K3, teknik audit, dan komunikasi yang efektif.

Penting untuk memastikan bahwa auditor memiliki objektivitas dan independensi. Auditor tidak boleh mengaudit area di mana mereka memiliki tanggung jawab langsung atau konflik kepentingan. Hal ini untuk memastikan bahwa temuan audit didasarkan pada bukti yang objektif dan tidak dipengaruhi oleh bias pribadi.

Mengembangkan Kriteria Audit dan Daftar Periksa

Kriteria audit adalah standar atau referensi yang digunakan untuk mengevaluasi kesesuaian SMK3. Kriteria audit dapat mencakup persyaratan ISO 45001, kebijakan K3 organisasi, prosedur operasional standar (SOP), dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Daftar periksa (checklist) adalah alat bantu yang digunakan auditor untuk mengumpulkan bukti dan menilai kesesuaian terhadap kriteria audit.

Daftar periksa harus dirancang secara cermat dan komprehensif, mencakup semua aspek penting dari SMK3. Pertanyaan-pertanyaan dalam daftar periksa harus jelas, spesifik, dan terukur, sehingga auditor dapat mengumpulkan bukti yang relevan dan membuat penilaian yang akurat. 

Penting untuk menghindari pertanyaan yang ambigu atau terlalu umum, yang dapat menyebabkan interpretasi yang berbeda dan hasil audit yang tidak konsisten.

Menyusun Jadwal Audit yang Realistis

Jadwal audit harus disusun dengan mempertimbangkan kompleksitas proses yang akan diaudit, ketersediaan sumber daya, dan tenggat waktu yang ditetapkan. Jadwal audit harus realistis dan fleksibel, memungkinkan auditor untuk melakukan audit secara menyeluruh tanpa terburu-buru. Penting untuk mengkomunikasikan jadwal audit kepada semua pihak yang terkait, sehingga mereka dapat mempersiapkan diri dan memberikan dukungan yang diperlukan.

Jadwal audit harus mencakup kegiatan-kegiatan berikut: pertemuan pembukaan (opening meeting), pengumpulan bukti, wawancara, observasi, tinjauan dokumen, pertemuan tim audit, dan pertemuan penutupan (closing meeting). Alokasi waktu untuk setiap kegiatan harus disesuaikan dengan kompleksitas dan ruang lingkup audit.

Melakukan Audit Sesuai Rencana

Selama pelaksanaan audit, auditor harus mengikuti rencana audit yang telah disusun dan menggunakan daftar periksa sebagai panduan. 

Auditor harus mengumpulkan bukti yang objektif dan relevan melalui wawancara, observasi, dan tinjauan dokumen. 

Penting untuk mendokumentasikan semua temuan audit secara rinci dan akurat, termasuk bukti yang mendukung temuan tersebut.

Auditor harus bersikap profesional, objektif, dan tidak memihak selama proses audit. Mereka harus mendengarkan dengan seksama pandangan dari auditee dan mempertimbangkan semua bukti yang relevan sebelum membuat penilaian. Auditor juga harus menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh selama audit.

Menyusun Laporan Audit yang Komprehensif

Laporan audit adalah dokumen yang merangkum temuan audit, kesimpulan, dan rekomendasi. Laporan audit harus disusun secara jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Laporan audit harus mencakup informasi berikut: tujuan dan ruang lingkup audit, kriteria audit, metodologi audit, temuan audit (termasuk ketidaksesuaian dan observasi), kesimpulan audit, dan rekomendasi untuk perbaikan.

Rekomendasi dalam laporan audit harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART). Rekomendasi harus ditujukan untuk mengatasi akar penyebab masalah dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian. Laporan audit harus didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, termasuk manajemen puncak, perwakilan K3, dan auditee.

Melakukan Tindak Lanjut Audit

Tindak lanjut audit adalah proses verifikasi bahwa tindakan perbaikan telah dilaksanakan dan efektif dalam mengatasi ketidaksesuaian. Tindak lanjut audit harus dilakukan dalam jangka waktu yang ditetapkan dan didokumentasikan secara rinci. Jika tindakan perbaikan tidak efektif, tindakan perbaikan tambahan mungkin diperlukan.

Manajemen puncak bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan dilaksanakan dan dipantau secara efektif. Hasil tindak lanjut audit harus ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa SMK3 terus ditingkatkan dan efektif dalam mencegah kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

Manfaat Rencana Audit Internal yang Terstruktur

Penyusunan rencana audit internal ISO 45001 yang terstruktur memberikan banyak manfaat bagi organisasi, antara lain:

• Meningkatkan kepatuhan terhadap persyaratan ISO 45001 dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Mengidentifikasi potensi bahaya dan risiko K3 secara proaktif.
• Mengevaluasi efektivitas pengendalian risiko dan memastikan bahwa risiko dikelola secara efektif.
• Meningkatkan kinerja K3 dan mengurangi angka kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
• Meningkatkan kesadaran K3 di seluruh organisasi.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
• Membangun budaya K3 yang positif.

Kesimpulan

Rencana audit internal ISO 45001 yang terstruktur adalah investasi penting bagi organisasi yang berkomitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat. 

Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam artikel ini, organisasi dapat menyusun rencana audit yang efektif dan memaksimalkan manfaat dari proses audit. 

Audit internal yang efektif akan membantu organisasi mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mencegah kecelakaan dan penyakit akibat kerja, dan pada akhirnya, mencapai kinerja K3 yang unggul.

Ingatlah bahwa audit internal bukanlah sekadar formalitas, melainkan alat yang ampuh untuk perbaikan berkelanjutan. Dengan komitmen dan dukungan dari seluruh organisasi, audit internal dapat menjadi katalisator untuk menciptakan budaya K3 yang positif dan berkelanjutan.

Terima kasih sudah berkunjung: Bintang Solusi Utama